6 Pasos para Impresionar a su Jefe con Gráficos de Excel

Gráficos de Excel – Aprenda 6 pasos para impresionar a su jefe

Hay muchas posibilidades de que esté cometiendo errores en la creación de sus Gráficos de Excel que están afectando directamente su reconocimiento con su jefe, por lo que le pido que preste mucha atención porque esta publicación puede ayudarlo.

En este artículo, aprenderá 06 pasos para crear un informe que seguramente impresionará a su jefe.

Pero primero, una pregunta: ¿Por qué es importante impresionar a su jefe con los gráficos de Excel?

Crear un gráfico no es (o al menos NO debería) ser solo un conjunto de datos en Excel, donde selecciona y presiona F11 y listo, el gráfico está listo. Si piensas así, estás equivocado [mi opinión]. Aprenda otros atajos en Excel aquí

No sé si alguna vez te has parado a pensar, pero quizás tu ÚNICA oportunidad de ponerte en contacto con tu Coordinador, Gerente o Director sea a través de los informes gráficos. Digo esto porque he pasado por esta situación en una empresa multinacional del campo de la Logística donde trabajaba.

En ese momento era Asistente Administrativo, reportando directamente al supervisor del área, sin embargo, solo tuve una oportunidad de tener algún contacto con el Gerente y Director del área, que fue a través de 02 informes mensuales que me encargué de preparar. y enviando por correo.

Estos gráficos de Excel fueron una de las principales formas que encontré para mostrar mi trabajo.

Inclusive, aquí hay un consejo: si actualmente no tiene la oportunidad de tener contacto con la alta dirección, sea proactivo. ¡Crea un informe relevante de tu área, de tu empresa que nadie está haciendo todavía, prepara un buen correo electrónico y envíales el informe! Si no puede crear un informe, tome uno que ya exista y mejórelo.

Vayamos a 6 pasos para impresionar a su jefe con gráficos de Excel.

# 1 – Haga una búsqueda de datos detallada

Lo primero que debe hacer para crear gráficos en Excel es buscar los datos. Sin datos, sin gráficos. Este es el momento de:

Sistemas abiertos de la empresa para emitir datos;
Solicitar información a los responsables de determinadas tareas;
Compruebe si ya no hay ningún informe que pueda facilitar su trabajo;
Habla con la gente;
Hacer investigaciones;
Tome notas tanto como pueda.

Ese primer paso, ¡es hora de cazar! Por lo tanto, no preste tanta atención a la validación de estos datos, ya que lo haremos en el siguiente paso.

# 2 – Validar los datos

Con todos los datos en la mano, es hora de organizarlos y validarlos. Qué es realmente relevante y qué no.

Los informes de gráficos en Excel suelen tener series históricas de 12 meses. Te sugiero que vayas más lejos. Valide los datos durante al menos 18 meses. Realmente ideal, 24 meses. Entonces sí, tu informe tendrá una excelente serie histórica.

# 3 – Formas de presentar Gráficos en Excel

Piense en cómo va a presentar los datos. Excel tiene varias plantillas de gráficos para usar. Esta fase es muy importante porque si elige el tipo de gráfico incorrecto, el impacto de su presentación no será el mismo. Puede realizar una excelente búsqueda de datos, pero sin el gráfico correcto, el trabajo no está completo.

En el proceso, te recomiendo hacer garabatos. Tome un lápiz y papel y comience a dibujar cómo va a presentar estos datos tan importantes. Recordando que existen varios tipos de gráficos en Excel, tales como: gráfico de barras (columnas), gráfico de líneas, gráfico circular, gráfico de áreas, gráfico de combinación y muchos otros.

# 4 – Hacer y deshacer Gráficos en Excel

Ahora es el momento de hacer los gráficos en Excel. No cometa errores. Si ve algo incorrecto en su gráfico, corríjalo. Si cree que el color que está usando no es el correcto, cámbielo. Elimina las líneas de la cuadrícula si no se ven bien. Cambiar fuentes, tamaños. ¿Hubo un error? Borra y empieza de cero. Imprima y vea el informe en su mano. El arte de graficar en Excel es este: Hacer y deshacer.

Consejo importante: recuerde siempre guardar archivos. Haga clic aquí para aprender cómo guardar automáticamente 1 en 1 minuto.

PD. Necesita entregar información relevante. Usa la empatía. Ponte en el lugar de tu jefe. ¿Qué información es importante que sepa?

# 5 – Indique claramente el propósito del Gráfico

Este paso parece muy simple e incluso obvio. Pero no es. Cuando estamos demasiado concentrados en una tarea, tendemos a olvidarnos de los detalles importantes, especialmente el detalle de los títulos de gráficos en Excel.

Así que coloque el título en la página de su informe, coloque el título en los gráficos que está presentando. Sea claro y muy específico al mostrar para qué sirven los gráficos.

Lo crea o no, he visto informes con decenas de páginas y los gráficos no tenían título.

# 6 – Incluya siempre un Plan de Acción

Sabemos que los gráficos muestran series históricas que son malas, regulares o buenas. Tu jefe también lo sabe. Pero lo que realmente quiere saber de ti es qué hacer para CAMBIAR el escenario actual.

Así que piense: siguió todos los pasos que mencioné anteriormente. Hizo una buena búsqueda de datos, validó los datos, eligió las formas correctas, hizo que los gráficos se destacaran, mostró los objetivos de los gráficos, pero lo que realmente importa, no lo hizo. Especialmente si la información tiene números negativos.

Pero independientemente del resultado, cree un plan de acción para mejorar la situación.

Ejemplo: presentar un plan de acción que mejore los resultados en un 20%; Presentar un plan de acción que reducirá los costos en un 10%.

# En resumen…

Aprovecha esta oportunidad para mejorar los resultados de tu área y de tu empresa. Dar una buena impresión a su jefe con gráficos de Excel es una de las consecuencias de un buen trabajo.